مقدمة البرنامج
يقوم هذا البرنامج التدريبي بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والمهارات لموظفي السكرتارية. كما يتضمن مجموعة من الأسئلة والانشطة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات اللازمة.
ويقدم هذا البرنامج موضوعات معرفية يلزم اتقانها، منها مهارات ادارة الوقت، الاتصال الفعال، مهارة تنظيم المواعيد والاجتماعات، المراسلات الواردة والصادرة، الارشفة والتنظيم الفني للمحفوظات والفهرسة، كتابة الرسائل والتقارير، السكرتير والعلاقات العامة والانسانية، كيفية التعامل مع اصناف البشر المختلفة، كيف يتعامل السكرتير مع رؤسائه ومرؤوسيه، الصفات التي يجب توفرها بالسكرتير، اهمية مهارات التفكير وحل المشكلات، مهارات الادارة التوافقية وغيرها من المواضيع ذات الصلة.
الوحدة الاولى
- دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري
- مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
- إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
- تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
- تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف
- التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
- السكرتارية الإلكترونية
- استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.
الوحدة الثانية
- مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي
- العملية الإدارية المكتبية
- مهارات الاتصال
- إدارة الوقت وتحديد الأوليات
- تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات
- التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين
- البيئة المادية في المكتب الحديث
- المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية
- أدلة العمل والإجراءات المكتبية
- التجهيزات والتقنيات المكتبية
الوحدة الثالثة
- الاتجاهات الحديثة في السكرتارية
- أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية
- إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي
- عرض المعلومات بالحاسب الآلي
- تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً
- تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً
- تنظيم الاجتماعات إلكترونياً
- التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية
- الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني)
الوحدة الرابعة
- أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق
- التعامل مع الاتصالات المكتبية
- خصائص موظفي الحفظ
- نشأة ودورة الوثائق
- نظم الإشراف على المحفوظات
- التصنيف والترميز والفهرسة
- استخدام الحاسب في الأرشفة
- فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات
- حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق
- التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع
الوحدة الخامسة
- مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها
- القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة
- أهمية التقارير للإدارة
- خصائص وأجزاء التقرير الجيد
- أسلوب كتابة المراسلات والتقارير
- الأشكال التوضيحية في التقارير
- الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير
- الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير
الوحدة السادسة
- مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية
- العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي
- تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية
- مهارات استخدام الهاتف
- بناء الشخصية الهاتفية
- جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية
