مقدمة البرنامج
يقدم هذا البرنامج التدريبي المبادئ والممارسات للأفراد الذين يعملون في مجال تخطيط وتنظيم الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات. وذلك من خلال الحصول على فهم واضح لعملية تخطيط وتطوير المهارات الإدارية والحصول على دراية بأفضل الممارسات المتعلقة بإدارة الفعاليات والمؤتمرات ليكون المشاركون أكثر استعداداً لإدارة هذه الفعاليات.
ويركز هذا البرنامج على أدوات التخطيط وإدارة الوقت والمكان والمال والموارد البشرية والمعلومات والمواد والمشاكل التي قد تنشأ من خلال عملية التخطيط لهذه الفعاليات.
أهدااف البرنامج
يهدف هذا البرنامج إلى تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات التالية:
- التعرف على أنواع الفعاليات والمؤتمرات لتنفيذ خطة أكثر فعالية
- تشجيع الفعاليات والمؤتمرات من خلال التخطيط ووضع خطة ترويجية خطوة بخطوة
- تنظيم وتقييم وتحفيز مختلف اللجان المعنية في إدارة الفعاليات والمؤتمرات
- شرح الوظائف المختلفة لإدارة الفعاليات والمؤتمرات
- تخطيط وتنظيم الأنواع المختلفة من المعارض
- إعداد ومراقبة الجوانب المالية للمؤتمر
- دراسة جميع الأنشطة لتقييمها ومتابعة الفعاليات
لمن يوجه البرنامج
- المدراء والمشرفون المشاركون في تخطيط أو إدارة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات
- مدراء وموظفي العلاقات العامة
الاثر التدريبي على المتدرب
الاثر التدريبي على المؤسسة
مخطط البرنامج
الوحدة الاولى
- تعريف الفعاليات والمؤتمرات
- أنواع الفعاليات والمؤتمرات
- الهدف من المؤتمر
- الأهمية والمفاهيم
- وضع أهداف ذكية
- إعداد خطة الفعالية مع النشاطات والبرامج المفصلة
- اختيار المكان والاتفاق على موقع الفعالية والمؤتمر
- تحديد الموارد البشرية لادارة الفعالية أو المؤتمر
- تشكيل مختلف اللجان المتخصصة
- تدريب/ تحفيز الفرق التي تتولى إدارة الفعالية أو المؤتمر
الوحدة الثانية
- العناصر التي تجذب المشاركين
- التسويق للفعاليات والمؤتمرات
- الترويج والدعاية للفعاليات والمؤتمرات
- الخطوات المطلوبة لترويج وتسويق الفعالية أو المؤتمر
- وضع خطة لترويج الفعاليات والمؤتمرات
- الناقل الرسمي (خطوط الطيران)
- إجراء حجوزات الفنادق
- تنظيم عملية التسجيل للمؤتمر
- العلاقات العامة ووسائل الإعلام
- البرامج الاجتماعية
الوحدة الثالثة
- تحضير ميزانية المؤتمر
- النفقات الثابتة
- النفقات المتغيرة
- إيرادات المؤتمر
- تحديد رسوم التسجيل
- اللجنة المالية
الوحدة الرابعة
- أهمية المعارض والمؤتمرات
- السلع والخدمات المتوفرة في المؤتمر
- سياسة التسعير في المعارض
- تنفيذ المعرض
- الترويج للمعرض
- إدارة المعارض
- معايير اختيار العارضين
- التواصل مع العارضين
الوحدة الخامسة
- مراقبة نشاطات المؤتمر أو الفعالية
- الأهداف الذكية
- العوامل الرئيسية في التقييم
- فوائد المتابعة
- لجنة التنسيق والمتابعة
- المتابعة والتقييم
